Digitalitzacio fotografies i documents
Introducció digitalització:
La digitalització és un procés mitjançant el qual un material original no digital es reproduït per mitjans de captació d’imatge digital amb la finalitat de ser preservat, analitzat i/o difós.
Un projecte de digitalització es pot entendre com la planificació de la digitalització d’un o més objectes per tal de crear una versió fidedigna en format digital segons l’ISO 12651-1:2012 i l’ISO 14641:2018.
Una organització, més enllà de si és pública o privada, pot necessitar realitzar projectes de digitalització, sigui per raons de conservació, per millorar l’accés, per obligacions legals, per raons tècniques, etc.
Si ho plantegem des del punt de vista de l’accés dels usuaris d’un arxiu històric, als documents hi ha un doble estalvi. Per una banda, i acompanyat d’una bona difusió a través de la xarxa, facilita la consulta a la documentació a través d’Internet. D’altra banda, la disminució de la manipulació d’un document i l’estabilitat d’aquest en un entorn controlat com un dipòsit d’arxiu fa que no empitjori el seu estat de conservació. Gràcies a això, disminueixen els riscos de deteriorament i les despeses que puguin anar associades, com les restauracions o la neteja de la documentació.
En l’àmbit de la gestió de la consulta de les administracions públiques permet elaborar una còpia de consulta i servir-la electrònicament, disminuint les despeses del desplaçament físic i augmentant la rapidesa de la consulta de la documentació original.
És important destacar que, en matèria de protecció del patrimoni, hi ha certs suports produïts d’ençà dels anys setanta i vuitanta del segle XX, com són els documents sonors i audiovisuals, part de la fotografia i documents en paper reciclat. Aquests documents són propensos a un deteriorament força ràpid, provocat per la degradació dels seus components físics i/o químics.
Millorar l’accés, per tant, és una línia d’actuació primordial, ja que a més de constituir una obligació legal comporta una voluntat de transparència i d’ordre que s’aconsegueix, entre altres accions, mitjançant la correcta digitalització.
Procés digitalització:
Agrupació de la documentació. La documentació a digitalitzar haurà d’estar degudament organitzada, tan físicament com conceptualment.
Tasques de preparació de la documentació:
1- Comprovació de l’estat del document. Estat general de la neteja del document.
2- Estat de la integritat física del document.
3- Valorar l’estat d’elements propis del document, com decoracions, exlibris, o cobertes exteriors.
4- Aplicar tractaments físics (restauració, neteja, etc.) on sigui necessari per augmentar la qualitat de la captura, evitar malmetre la màquina i aconseguir imatges amb la màxima qualitat. Foliar el document i/o comprovar la foliació.
5- Retirar elements aliens al document (grapes, clips, etc.)
6- Retirar elements afegits a l’arxiu i que no siguin adequats (notes adhesives, per exemple) i substituir-los per altres menys invasius.
7- En cas de trobar parts doblegades, valorar si es pot desfer el doblegament i si es pot fer, realitzar aplanaments sense danyar el document.
8- Netejar, si cal, la pols abans de la digitalització per evitar defectes que limiten la llegibilitat del document.
Descripció del suport físic. Tota la documentació que hagi de ser digitalitzada ha d’estar descrita i convenientment identificada.
Assegurar la traçabilitat dels documents originals durant el procés: sortida i retorn de la documentació (en externalització que es porti a terme fora del centre).
Assegurar la traçabilitat dels fitxers digitals: captura, control de qualitat, tractament de la imatge, emmagatzematge en un disc dur o repositori, etc.
Permetre aplicar fàcilment els controls de qualitat.
Facilitar la compatibilitat dels resultats en un sistema integral: codificació dels fitxers digitals amb un codi que identifica l’arxiu, el fons, la unitat documental i les seves parts. Enllaç del contingut descriptiu al document digital.
Realitzar informe final d’actuació
Formats:
Format de preservació
Format TIFF, Resolució 300ppp, Perfil de color Gris Gray Gamma 2.2, Color Adobe RGB1998, Profunditat de bits Gris 8bits i color 24bits, sense compressió.
Format de consulta
Format JPG, Resolució 150ppp, Perfil de color Gris Gray Gamma 2.2, Color Adobe RGB1998, Profunditat de bits Gris 8bits i color 24bits, baixa compressió.
Metadades
Les metadades descriptives corresponen a la descripció arxivística i, per tant, conceptual, que s’ha de plantejar l’arxiu. Es recomana utilitzar estàndards àmpliament utilitzats o interoperables. Aquesta descripció s’ha de fer anteriorment al procés de captura i va a càrrec de l’arxiver/a responsable de la documentació original.
Quant a les dades descriptives, cal incloure: nom de l’arxiu, títol, data de l’original, volum i suport de l’original, autoria, descripció, dades geogràfiques: lloc, municipi, comarca, estat, responsable de la digitalització, data de la digitalització.
Les metadades tècniques, que defineixen les característiques de l’objecte digital, s’associen de forma automàtica en el mateix moment de la captura i s’emmagatzemen a la capçalera del fitxer digital, dins el codi font. El format TIFF, per exemple, conté un directori (IFD, Image File Directory) que informa del tipus de fitxer, de la localització, de les dades de la imatge i de les metadades tècniques. Es recomana recollir com a metadada tècnica el nom de l’empresa que fa la digitalització. En aquest cas, la informació es farà visible a les propietats del document.
Respecte a les condicions de captació i processament, les metadades que cal incorporar a l’arxiu son les següents: marca i model de la càmera, marca i model de l’objectiu, distancia focal, paràmetres d’exposició (ISO, velocitat i diafragma), font de llum utilitzada. Paràmetres de processament del RAW: balanç de blancs, corba de transició de luminància, perfil ICC, mascara d’enfocament i altres ajustaments que siguin diferents dels que el programa aplica per defecte.
Recursos
Persona titulada en Grau universitari en Conservació Restauració de Béns Mobles i Màster en Conservació i Restauració Patrimoni Fotogràfic per l’ESCRBCC.
Persona Tècnic de Gestió i Control de Qualitat.
Taller, equips fotogràfics, il·luminació i utillatges.
Normativa:
Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos.
UNE-ISO TR 13028:2011. Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos, i la norma UNE-ISO 13008: 2013. Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.
ISO 14641:2018, de gestió de documents electrònics, definició i operació d’un sistema d’informació per a la preservació de documents electrònics.
Fons:
Guia de digitalització. Departament de Cultura , Generalitat de Catalunya
